Bij het aanleveren van data draait het om structuur en eenduidigheid. Filters, kleuren en andere visuele hulpmiddelen zijn handig voor jezelf, maar zorgen in geautomatiseerde processen juist voor ruis.
Zo voorkom je problemen
Voor veel marketing- en communicatieprocessen vormt een Excelbestand de basis. Via de Into M-website worden deze bestanden veilig aangeleverd en door Into M ingelezen. Dat werkt snel en efficiënt, mits de data schoon is.
Wat gaat er vaak mis?
Excel nodigt uit om te werken met filters, gekleurde cellen, gemarkeerde rijen of verborgen kolommen. Voor mensen is dat overzichtelijk, maar software ziet geen kleur, geen filter en geen visuele logica. Alles wat in het bestand staat, wordt simpelweg ingelezen.
Daardoor kan het gebeuren dat bepaalde records onbedoeld worden meegenomen, regels die je dacht te hebben gefilterd toch worden verwerkt of data verkeerd wordt geïnterpreteerd.
Wil je alleen een specifieke selectie aanleveren, dan is het belangrijk om die selectie vooraf definitief te maken in het bestand zelf.
Dat betekent filters verwijderen, alleen de rijen laten staan die daadwerkelijk verwerkt moeten worden, geen verborgen kolommen of tabbladen gebruiken en werken met duidelijke kolomnamen en één vaste structuur.
Zo blijft de verwerking betrouwbaar
Door Excelbestanden zo eenvoudig en duidelijk mogelijk aan te leveren, voorkom je fouten en vertraging in de verwerking. Het zorgt ervoor dat data exact zo wordt ingelezen als bedoeld en dat campagnes, mailings of automatiseringen correct verlopen.
Excel is een krachtig hulpmiddel, maar bij data-aanlevering geldt: hoe eenvoudiger, hoe beter. Twijfel je of je bestand geschikt is voor verwerking, of wil je sparren over de juiste opzet, dan denken we graag met je mee.