Heb je je mailbox net helemaal opgeschoond, komt er weer een hele lading nieuwe e-mails binnen. Ken je dat? Als we niet opletten zijn we het grootste deel van de dag bezig met mailtjes sturen, beantwoorden en archiveren.

Zonde van de tijd. Dat kan beter. Hoe?

E-mail wordt nog steeds veel gebruikt. Het is in veel gevallen een makkelijke en snelle manier van communiceren. Toch ervaren sommige mensen hun inbox als een last. Dat komt vaak door de grote hoeveelheid mailtjes die we op een dag binnenkrijgen. We willen en kunnen vaak niet te lang wachten met het checken van de nieuwe mails.

Daarom zorgt de inbox vaak voor veel afleiding gedurende de werkdag. Zit je net lekker in een bepaalde taak, komt er weer een mailtje binnen. Je checkt dan toch even of het iets belangrijks is. Niet alleen het lezen van de mail zelf kost tijd, maar ook het herpakken van je taken duurt vaak langer na zo’n afleiding.

We zetten de drie grootste e-mailergernissen en de oplossingen hiervan voor je op een rij.

Spoedverzoeken via de mail

Probleem: Collega’s die een dringende vraag of taak voor je hebben en daarover mailen. Veel mensen ervaren door een dergelijke manier van de werken een druk om de mailbox continu in de gaten te houden. Dat zorgt ervoor dat zij zich niet volledig kunnen concentreren op hun werk.

Er is hierin natuurlijk een onderscheid tussen interne zaken en vragen van klanten. Vaak is het beantwoorden van spoedvragen van klanten voor iemand een specifieke taak gedurende de dag. Spoedvragen van collega’s komen daarentegen vaak bovenop het bestaande werk.

Oplossing: Onderling duidelijke afspraken maken over de te gebruiken communicatiemiddelen in een bepaalde situatie. Voor een vraag met spoed kan het bijvoorbeeld handiger zijn om te bellen. Je hebt dan meteen contact en je kunt direct zaken op elkaar afstemmen. Een collega weet dan ook dat mails in veel gevallen wel even kunnen wachten, terwijl telefoongesprekken dringend kunnen zijn.

Onnodig veel mensen in de cc

Probleem: Regelmatig staat er een hele lijst met mensen in de cc van een e-mail. De cc is bedoeld om mensen te informeren. Sommigen ervaren het echter alsof de afzender van een e-mail de druk een beetje wil opvoeren door veel mensen in de cc te zetten. Zo wordt de mail door veel mensen gezien en kan een antwoord niet uitblijven.

Ook als iemand zelf onnodig in de cc belandt, kan dat als vervelend worden ervaren. Zo krijgen mensen een enorme lading mails binnen, waar ze in principe weinig mee hoeven te doen.

Oplossing: De oplossing ligt redelijk voor de hand. Check voordat je een mail verstuurd of alle mensen die in de cc staan de informatie ook daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Onduidelijke e-mails

Probleem: Dat brengt ons meteen op het laatste punt: onduidelijke onderwerpregels en lange e-mails die niet veel duidelijkheid scheppen. Ook dat zorgt regelmatig voor irritatie op de werkvloer. Het gaat dan bijvoorbeeld om ongestructureerde mails met veel informatie en zonder duidelijke vragen of taken.

Oplossing: Zorg dat een e-mail altijd een duidelijk doel heeft en dat er een duidelijke vraag of taak voor een collega wordt benoemd. Als dit het geval is, is het ook makkelijker om een goede onderwerpregel samen te stellen. Het kan goed zijn om een geschreven e-mail nog heel even te laten liggen voordat je deze verstuurd. Als je de tekst na een paar minuten nog een keer leest, kom je soms op andere of betere formuleringen.

Documenten

NIEUWSBRIEF

 Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

                    

Go to top