Mailen, we doen het iedere dag. Het is een makkelijke en snelle manier van communiceren. Zowel zakelijk als privé. De lijn tussen formeel en informeel schrijven lijkt steeds dunner te worden.

Dat zorgt voor een aantal valkuilen, vooral bij zakelijke mails. Welke?

Zakelijke communicatie verliep vroeger uitsluitend via de post. Aan een brief werd eindeloos geschaafd voordat de ontvanger de inhoud te zien kreeg. Brieven begonnen met ‘Geachte heer/mevrouw’ en er werd alleen in volzinnen geschreven. Dat is voorgoed verleden tijd. E-mail heeft zakelijke communicatie een stuk sneller en efficiënter gemaakt.

Aanhef

Door de snelheid zijn we ook anders gaan schrijven. ‘Hoi’, ‘Hey’ of ‘Hi’ aan het begin van een mailtje lijkt de nieuwe standaard. Toch kan dat bij sommige mensen in het verkeerde keelgat schieten. Aan de andere kant zijn er ook bedrijven die ‘Beste’ of ‘Geachte’ aan het begin van een mail als suf bestempelen.

Wanneer doe je het goed? Dat blijft lastig. Op het scherm is intonatie en lichaamstaal niet te lezen, dus kan de ontvanger jouw mailtje soms moeilijker plaatsen. Het kan helpen om een mail voor verzenden nog een keer door te lezen. Je krijgt zo een beter beeld van de manier waarop de ontvanger de mail hoogstwaarschijnlijk gaat lezen. Je kunt dan de tekst nog een beetje bijschaven.

Emoji’s

Daarnaast hebben we sinds kort een nieuw fenomeen in de mailbox: de emoji’s. De poppetjes worden vaak gebruikt om een boodschap te verduidelijken, bijvoorbeeld met een knipoog of duimpje omhoog. Alleen in de praktijk kunnen emoji’s juist zorgen voor verwarring omdat ze op verschillende manieren te interpreteren zijn.

Belevingswereld

Een algemene tip bij zakelijke e-mails: begin formeel. Met een formele aanhef, afsluiting en woordkeus zit je voor de eerste kennismaking altijd goed. Laat daarin de emoji’s nog even achterwegen. Als de persoon waarmee je mailt wat informeler reageert, kun je daarin meegaan.

Er zijn geen harde regels voor het opstellen van een zakelijke mail. Bekijk goed met wie je te maken hebt en probeer je te verplaatsen in zijn of haar belevingswereld. Dan zit je in de meeste gevallen goed.

Documenten

NIEUWSBRIEF

 Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

                    

Go to top