E-mail is een makkelijke en snelle manier van communiceren. Daarom heeft het de afgelopen jaren een prominente rol in onze werkdag ingenomen. Dagelijks krijgen we te maken met een enorme hoeveelheid berichten. Het prioriteren, behandelen en archiveren van de mails kan – als we niet opletten – enorm veel tijd opslokken.
Hierdoor ervaren steeds meer mensen hun mailbox als een last. De mailtjes blijven maar binnenkomen gedurende de dag. Hierdoor blijven er ook taakjes op je to do-lijst bijkomen. Dat zorgt regelmatig voor extra werkdruk en stress.
Met deze tips kun je je mailbox - en de tijd die je hieraan besteedt - overzichtelijk houden.
Zorg voor duidelijke mails
We mailen op de werkvloer de hele dag met elkaar. Om je mailbox en de taken die daaruit voortvloeien overzichtelijk te houden, is het belangrijk om je mails duidelijk en bondig te maken. Heb je een vraag aan een collega? Zorg dan dat je deze duidelijk stelt en dat je eventuele deadlines of andere zaken ook duidelijk vermeldt. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Veel mensen vinden het namelijk vervelend als een mail geen duidelijke boodschap of taak bevat.
Het kan helpen om je mail nog een keer door te lezen voordat je op verzenden klikt. Dat klinkt als een open deur, maar het zorgt vaak wel voor een helderdere structuur in je mail.
Maak een duidelijke verdeling in communicatiemiddelen
Bij veel bedrijven is het een gewoonte om voor alles een mailtje te sturen. Voor dringende zaken verwachten collega’s natuurlijk snel antwoord, terwijl andere taken wel even kunnen blijven liggen. Door alle vragen en taken via hetzelfde communicatiemiddel te bespreken, kan er verwarring ontstaan over de prioriteit van zaken. Dat kan dan weer leiden tot extra werkdruk en stress.
Dit kun je voorkomen door met je collega’s duidelijke afspraken te maken over de communicatiemiddelen die je gebruikt op een bepaald moment. E-mail kan bijvoorbeeld perfect zijn voor vragen en taken die wel even kunnen wachten. Voor dringende zaken kun je bijvoorbeeld afspreken om even te bellen. Zo weet iedereen waar de prioriteit ligt.
Maak duidelijke afspraken over het gebruik van cc
Bij sommige bedrijven is het een gewoonte om leidinggevenden of zelfs hele afdelingen mee te nemen in de cc. Hierdoor loopt je mailbox snel vol met veel (onnodige) mails waar je geen actie op hoeft te ondernemen. Daarnaast ervaren mensen het soms als druk wanneer zij een mail krijgen met veel collega’s in de cc.
Daarom is het slim om duidelijke afspraken met elkaar te maken over de cc. Wanneer gebruik je deze optie en welke collega’s neem je dan mee? Zo houd je elkaars mailbox wat overzichtelijker.