Het efficiënt beheren van je e-mails bespaart niet alleen tijd, maar helpt je ook om productiever en minder gestrest te werken. Hier zijn vijf praktische tips om beter om te gaan met binnenkomende mails.
Plan vaste momenten voor je mail
Laat je niet continu afleiden door nieuwe e-mails. Stel vaste momenten in waarop je je inbox checkt, bijvoorbeeld drie keer per dag. Dit helpt je om gefocust te blijven op andere belangrijke taken.
Gebruik de twee-minutenregel
Als een mail minder dan twee minuten kost om te beantwoorden, handel deze dan direct af. Zo voorkom je dat je inbox zich vult met kleine taken die je later toch weer moet oppakken.
Maak gebruik van filters en labels
Automatiseer je inbox door filters en labels in te stellen. Zo kun je bijvoorbeeld nieuwsbrieven automatisch naar een aparte map laten verplaatsen en belangrijke mails markeren voor snelle toegang.
Schrijf korte en duidelijke e-mails
Houd je eigen e-mails beknopt en to the point. Hoe korter en duidelijker je berichten, hoe groter de kans dat je ook korte en duidelijke antwoorden terugkrijgt.
Archiveer of verwijder mails direct
Een volle inbox werkt chaotisch. Archiveer belangrijke e-mails die je later nodig hebt en verwijder onnodige berichten meteen. Zo blijft je inbox overzichtelijk en georganiseerd.