Ja, een speciale, nationale dag om je bureau op te ruimen bestaat echt! En deze dag is ook niet voor niks in januari. Met een opgeruimd bureau werken we namelijk allemaal een stuk fijner. Je raakt minder snel afgeleid, dat maakt concentreren makkelijker en daarmee ben je productiever.
Overzicht is key
Daarnaast is het ook vanuit een zakelijk oogpunt belangrijk om een opgeruimde werkplek te hebben. In een rommelige omgeving is de kans bijvoorbeeld groter dat je documenten of andere belangrijke spullen kwijtraakt. Daarnaast maak je sneller fouten en is het moeilijker om overzicht te houden.
Je wil natuurlijk niet dat documenten met gevoelige informatie per ongeluk rondslingeren op je bureau of in je kantoor. Zorg daarom voor genoeg ruimte om alle documenten te archiveren. Dat geldt natuurlijk voor offline papieren, maar ook voor online documenten.
Stappenplan
Hoe pak je het opruimen en opgeruimd houden van je bureau aan? Een veelgebruikte methode is de 5S-methode. Het is een stappenplan om op te ruimen en je werkplek opgeruimd te houden. Makkelijk te onthouden vanwege de vijf kernwoorden die allemaal beginnen met de letter s.
Scheiden
Om te beginnen ga je de spullen sorteren. De niet nuttige spullen ruim je alvast op. Je kunt ze eventueel ook weggeven, naar de kringloop brengen of weggooien. Zo houd je alleen de belangrijke en nuttige spullen over.
Sorteren
De nuttige spullen ruim je netjes op. Zorg dat de indeling van je kastjes en lades logisch is. Zo vind je spullen snel terug.
Schoonmaken
Nu je weer overzicht hebt, kun je je werkplek grondig schoonmaken. Neem alle hoekjes en kiertjes mee. Zijn er bepaalde dingen die snel weer voor troep kunnen zorgen? Pak hiervan de oorzaak aan. Dat maakt het makkelijker om je werkplek ook schoon te houden.
Systematiseren
Je werkplek is nu weer helemaal schoon en netjes. Nu is het zaak om dit ook zo te houden. Daarom is het belangrijk om spullen te labelen en te zorgen voor een goed systeem. Dat maakt het makkelijker om spullen terug te leggen waar je het gepakt hebt. Zo blijft je werkplek opgeruimd.
Standhouden
Om dit proces vol te blijven houden, is het belangrijk om af en toe te checken of alles nog op de juiste plek ligt. Plan hier bijvoorbeeld een keer per maand een kort momentje voor in. Daarnaast is het ook een goed moment om eventueel nog wat spullen schoon te maken of weg te gooien.