De zomervakantie komt eraan! Kijk jij ook al uit naar een paar weken genieten van de zon en de heerlijke zomeravonden met vrienden of familie? Even niet aan het werk denken. Maar voor het zover is, moet je nog wel zorgen voor een goede out-of-office-mail.
Je automatisch antwoord instellen is met een paar klikken geregeld. Het is vaak de laatste taak voordat je vakantie begint. Je typt een paar zinnen en dan kan de laptop dicht. Het is raadzaam om wat extra aandacht te besteden aan je out-of-office-mail. Zo kun je frustratie bij je klanten voorkomen en misschien zelfs een lach op hun gezicht toveren.
Praktische informatie
De allerbelangrijkste tip: zorg dat je out-of-office-mail alle praktische informatie bevat die de ontvanger nodig heeft. Zo weet de ontvanger precies waar hij of zij aan toe is.
Het is bijvoorbeeld handig om de datum te vermelden waarop je weer aan het werk bent. Daarnaast is het goed om duidelijk te zijn over wat er met de mail gebeurt in de tussentijd. Lees jij zelf nog af en toe je mail om dringende zaken op te lossen? Of is er een collega waar klanten en relaties terecht kunnen?
Belangrijke aanvulling: Stem goed af met je collega’s naar wie je klanten doorverwijst in je out-of-office-mail. Zo voorkom je dat klanten van het kastje naar de muur worden gestuurd.
Tips
Ondanks het feit dat je afwezig bent, kun je een out-of-office-mail toch zien als een contactmoment met je klanten en relaties. Het is dus goed om hier wat extra aandacht aan te geven. Deze tips helpen je hierbij:
Luchtig
Naast de praktische informatie is er natuurlijk ook ruimte voor wat luchtigere onderdelen. Misschien kun je een zinnetje toevoegen over je vakantieplannen. Dat maakt het bericht persoonlijk en leuk om te lezen.
Inspirerend
Misschien kun je de ontvanger van je afwezigheidsmail inspireren met een leuke quote of kort gedichtje. Dat tovert een glimlach op ieders gezicht.
Humoristisch
Het is misschien lastig in een korte mail, maar probeer een beetje humor in je out-of-office-bericht te verwerken. Zorg er wel voor dat dit altijd goed past bij de manier waarop jij normaal gesproken met je klanten en relaties communiceert.
Vergeet de onderwerpregel niet
En een bonustip: Kijk naast de inhoud van je mail ook even naar de onderwerpregel. Geef hier ook een creatieve draai aan om het heel compleet te maken.
Fijne vakantie alvast!